Что такое первичная документация?

Рано или поздно Ваш бухгалтер просит предоставить первичные документы, забывая пояснить, что именно нужно. В этой статье мы постарались взглянуть на "первичку" под новым углом.

Первичная документация - это документы, сформированные в ходе работы. Документы первичного учета составляются в момент осуществления хозяйственных операций и свидетельствуют об их совершении. Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть разным. Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик. Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и поэтому вы более заинтересованы в соблюдении буквы закона, нежели ваш поставщик.

Первичные документы нужно хранить 10 лет, а некоторые документы по учету заработной платы до 30 лет. Именно в течение этого времени налоговая может в любой момент их запросить для проверки, «первичка» также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.

Предлагаем разделить появление первичных документов на несколько этапов.

1 этап.

Вы договариваетесь об условиях сделки - в этот момент появляется договор, а также в ряде случаев (лизинг, кредит, коммунальные услуги и т.д.) платежный календарь

2 этап.

Происходит оплата по сделке - тут возможны варианты:
- выписка с расчетного счета, если оплата была безналом, или путем эквайринга, или через платежные системы, где деньги перечисляются с вашего расчетного счета;
- кассовые чеки, кассовые квитанции — если оплата производилась наличными.

3 этап.

Поступление / Продажа товаров и услуг
Обязательно нужно подтвердить, что товар действительно получен, а услуга оказана. Без этого, например, налоговая не разрешит уменьшать налог на потраченные деньги. Документом, подтверждающим факт продажи товара или оказания услуги служит фактура / invoice. Существует несколько видом выставляемых фактур - авансовая (zalohová), корректирующая (opravná) и окончательная. (daňový doklad). У каждого из этих документов свои особенности применения и выставления. Подробнее об этом можно прочитать в следующей статье