Kniha jízd. Как и зачем вести журнал поездок?

Использование автомобиля для бизнеса – частая история. Сел и поехал, как говорится. Однако не все так просто, это также ведет к определенным обязанностям. Одна из них – ведение журнала поездок. Кому следует вести журнал поездок и как он должен выглядеть? Обо всем этом вы узнаете из этой статьи.

В наше время автомобиль - полезный помощник, особенно для предпринимателей. С одной стороны, использование автомобиля может ускорить их работу и, таким образом, увеличить прибыль. С другой стороны, если вы используете автомобиль в предпринимательских целях, это также влечет за собой обязанности, и одной из них становится обязанность вести журнал поездок.

Кто должен, а кто не должен вести журнал поездок?

Налоговое законодательство прямо не предусматривает обязательного ведения журнала поездок. Однако необходимо принять во внимание несколько ситуаций, где налогоплательщик ведет учет поездок, чтобы доказать понесенные таким образом расходы .

Журнал поездок необходим:

Тем, кто хочет требовать вычета НДС по приобретенному топливу
Тем, кто должен доказать правомерность расходов в целях налога на прибыль

Что такое журнал поездок?

Журнал поездок фактически является подтверждающим документом, в котором фиксируются данные о поездках транспортного средства в коммерческих целях. На практике журнал ведется либо в электронном, либо в бумажном виде. У каждого из методов есть свои достоинства и недостатки.

В журнал поездок по каждой поездке должны входить:

дата - также должны быть указаны начало и конец поезки (по времени)
пункт назначения - если в пути несколько пунктов назначения, необходимо их указать
количество пройденных километров - состояние тахометра в начале и в конце поездки
цель поездки - хорошо указать имя клиента, к которому была совершена поездка.

Кроме того, в журнале поездок должна быть указана следующая информация:

тип транспортного средства
номерной знак
состояние тахометра на 1 января и 31 декабря
начало использования транспортного средства
прекращение использования транспортного средства
средний расход по большому техническому паспорту

Резюме

Ведение журнала поездок особенно важно для подтверждения правомочности налоговых расходов на потребление топлива, а также для возможного контроля со стороны налоговой инспекции. Согласно журналу поездок, налоговая инспекция проверяет, используются ли транспортные средства для личных поездок сотрудников и выполняются ли все юридические налоговые обязательства (например, 1% от стоимости транспортного средства в качестве неденежного дохода сотрудника, уплата НДС от личного потребления топлива, возможное снижение затрат и т. д.).

Если бы журнал не велся, факты пришлось бы доказывать иначе, что было бы сложно. Из вышесказанного следует, что журнал учета должен вестись не только плательщиками НДС, но и неплательщиками, которые учитывают фактические расходы для расчета налога на прибыль.