Как учитываются командировочные расходы? Руководство для работодателя

Как учитываются командировочные расходы? Руководство для работодателя

Командировочные расходы (cestovné náklady) - это расходы работодателя. Он возмещает их своему сотруднику, который выполнял служебное задание в другом городе или стране.

К командировочным расходам относятся:

  • Проезд до места служебной командировки и обратно
  • Расходы на проживание
  • Расходы на питание (суточные)

Все эти расходы в полной мере можно учесть в бухгалтерском учете вашей компании, но не все - в налоговом учете.

Налоговый и бухгалтерский учет

Имейте в виду, что при исчислении налога на прибыль все расходы нормируются. Это значит, что в налоговом учете существует максимальная граница суточных, выше которой командировочные расходы поднимать нельзя. В бухгалтерском же учете этой границы нет, поэтому суточные можно учитывать в полной мере.

Рассмотрим максимальные показатели суточных подробнее - для каждой страны эта граница своя. Подробнее эту информацию можно изучить в таблице:

Страна Суточные
Евросоюз:  
Болгария, Венгрия, Румыния, Словения, Словакия 35 EUR
Эстония, Кипр, Литва, Латвия, Польша, Португалия, Греция, Испания 40 EUR
Франция, Италия, Ирландия, Люксембург, Мальта, Германия, Австрия 45 EUR
Бельгия, Нидерланды, Дания, Финляндия, Швеция 50 EUR
Великобритания 45 GBP
Другие страны Европы:  
Турция 40 EUR
Хорватия, Сербия, Черногория,Босния и Герцеговина 35 EUR
Россия, Украина 45 EUR
Лихтенштейн 60 CHF
Исландия, Норвегия 55 EUR
Швейцария 75 CHF
Азия:  
Афганистан, Иран, Ирак, Тайланд, Вьетнам 40 EUR
Китай, Индия 45 EUR
Япония 65 USD
Другие континенты:  
Канада 50 USD
США, Бразилия 55 USD

То есть, если ваш сотрудник отправляется в командировку в Россию или Украину, то максимальный размер суточных для налогового учета составит 45 EUR, а для бухгалтерского может быть и больше - туда вы в праве записывать реальные расходы.

Расходы на служебную командировку нужно подкрепить подтверждающим документом - это авансовый отчет, к которому прилагаются все первичные документы на оплату гостиниц, билеты на транспорт, чеки заправочных станций для поездок на автомобиле и так далее.

Расходы на топливо

Расходы на топливо работодатель может расчитать по такой формуле:

цена топлива × количество использованного топлива = расходы на топливо

Цену топлива сотрудник подтверждает чеком, из которого будет ясно видно, что он связан с командировкой. Если таких чеков будет много, то в формулу нужно вставить среднее арифметическое всех цен.

Встречаются случаи, когда сотрудник не может предоставить такие чеки. В этом случае работодатель использует среднюю цену топлива - ее можно найти в § 158 трудового кодекса:

  • 33,10 Kč для 95-го бензина
  • 37,10 Kč для 98-го бензина
  • 33,60 Kč для дизельного топлива

Количество использованного топлива можно определить, опираясь на данные о расходе топлива, которые указаны в техпаспорте автомобиля.

Расходы на проживание

Что касается проживания, то сотрудникам выплачивают сумму, которую они реально потратили на номер в отеле. Однако условия проживания, место и стоимость заранее обсуждается с работодателем. Часто бывает, что работодатель самостоятельно бронирует отель и учитывает все расходы.

Командировки собственника

А что делать, если в командировку собирается не сотрудник компании, а сам собственник?

Нужно понимать, что расходы собственника никак не связаны с хозяйственной деятельностью той компании, в которой он имеет долю. Получается, что в этом случае учесть такие расходы можно при наличии договора об исполнении обязанностей, который называется Smlouva o výkonu funkce jednatele. Однако в этом договоре обязательно должен быть пункт о возмещении таких расходов.

Yana Mineeva
бухгалтер

Получить консультацию

Акция! При заключении договора до 30.10 - скидка 20%

X
X