Как учитываются командировочные расходы? Руководство для работодателя
Командировочные расходы (cestovné náklady) - это расходы работодателя. Он возмещает их своему сотруднику, который выполнял служебное задание в другом городе или стране.
К командировочным расходам относятся:
- Проезд до места служебной командировки и обратно
- Расходы на проживание
- Расходы на питание (суточные)
Все эти расходы в полной мере можно учесть в бухгалтерском учете вашей компании, но не все - в налоговом учете.
Налоговый и бухгалтерский учет
Имейте в виду, что при исчислении налога на прибыль все расходы нормируются. Это значит, что в налоговом учете существует максимальная граница суточных, выше которой командировочные расходы поднимать нельзя. В бухгалтерском же учете этой границы нет, поэтому суточные можно учитывать в полной мере.
Рассмотрим максимальные показатели суточных подробнее - для каждой страны эта граница своя. Подробнее эту информацию можно изучить в таблице:
| Страна | Суточные |
| Евросоюз: | |
| Болгария, Венгрия, Румыния, Словения, Словакия | 35 EUR |
| Эстония, Кипр, Литва, Латвия, Польша, Португалия, Греция, Испания | 40 EUR |
| Франция, Италия, Ирландия, Люксембург, Мальта, Германия, Австрия | 45 EUR |
| Бельгия, Нидерланды, Дания, Финляндия, Швеция | 50 EUR |
| Великобритания | 45 GBP |
| Другие страны Европы: | |
| Турция | 40 EUR |
| Хорватия, Сербия, Черногория,Босния и Герцеговина | 35 EUR |
| Россия, Украина | 45 EUR |
| Лихтенштейн | 60 CHF |
| Исландия, Норвегия | 55 EUR |
| Швейцария | 75 CHF |
| Азия: | |
| Афганистан, Иран, Ирак, Тайланд, Вьетнам | 40 EUR |
| Китай, Индия | 45 EUR |
| Япония | 65 USD |
| Другие континенты: | |
| Канада | 50 USD |
| США, Бразилия | 55 USD |
То есть, если ваш сотрудник отправляется в командировку в Россию или Украину, то максимальный размер суточных для налогового учета составит 45 EUR, а для бухгалтерского может быть и больше - туда вы в праве записывать реальные расходы.
Расходы на служебную командировку нужно подкрепить подтверждающим документом - это авансовый отчет, к которому прилагаются все первичные документы на оплату гостиниц, билеты на транспорт, чеки заправочных станций для поездок на автомобиле и так далее.
Расходы на топливо
Расходы на топливо работодатель может расчитать по такой формуле:
цена топлива × количество использованного топлива = расходы на топливо
Цену топлива сотрудник подтверждает чеком, из которого будет ясно видно, что он связан с командировкой. Если таких чеков будет много, то в формулу нужно вставить среднее арифметическое всех цен.
Встречаются случаи, когда сотрудник не может предоставить такие чеки. В этом случае работодатель использует среднюю цену топлива - ее можно найти в § 158 трудового кодекса:
- 33,10 Kč для 95-го бензина
- 37,10 Kč для 98-го бензина
- 33,60 Kč для дизельного топлива
Количество использованного топлива можно определить, опираясь на данные о расходе топлива, которые указаны в техпаспорте автомобиля.
Расходы на проживание
Что касается проживания, то сотрудникам выплачивают сумму, которую они реально потратили на номер в отеле. Однако условия проживания, место и стоимость заранее обсуждается с работодателем. Часто бывает, что работодатель самостоятельно бронирует отель и учитывает все расходы.
Командировки собственника
А что делать, если в командировку собирается не сотрудник компании, а сам собственник?
Нужно понимать, что расходы собственника никак не связаны с хозяйственной деятельностью той компании, в которой он имеет долю. Получается, что в этом случае учесть такие расходы можно при наличии договора об исполнении обязанностей, который называется Smlouva o výkonu funkce jednatele. Однако в этом договоре обязательно должен быть пункт о возмещении таких расходов.
Yana Mineeva
бухгалтер